Voko et bexio : chaque appel noté sur la fiche de votre client

Dans une fiduciaire, un garage ou un cabinet, les clients vivent dans bexio: leurs coordonnées, leurs factures, l'historique. Le téléphone, lui, vit ailleurs. Un appel manqué, une demande de rappel, un nouveau numéro communiqué de vive voix: tout cela se retrouve sur un papier ou dans une mémoire.

Voko relie les deux. L'assistant connaît vos clients bexio, et ce qui se dit au téléphone revient là où vous travaillez déjà.

Se connecter en un clic

Dans la console Voko, la section Intégrations propose bexio. Vous cliquez sur « Connecter bexio », vous vous identifiez chez bexio, et bexio vous demande ce que Voko a le droit de faire: lire vos contacts, écrire des notes et des tâches. Rien d'autre à installer, aucune clé à copier.

Vos contacts sont copiés dans Voko, puis remis à jour toutes les 30 minutes. Vous pouvez aussi lancer la copie à la main. Si vous déconnectez bexio, vous choisissez de garder les contacts copiés ou de les retirer, et rien n'est modifié dans bexio.

Les clients sont reconnus

Quand un client vous appelle, l'assistant reconnaît son numéro et le salue par son nom. Vous pouvez aussi décider, contact par contact, de ce que l'assistant fait: passer l'appel à un collaborateur précis, par exemple. Dans la liste des appels, vous lisez des noms, pas des numéros.

Quelques règles simples évitent les erreurs:

• Un contact sans numéro de téléphone n'est pas copié: la reconnaissance se fait par le numéro.
• Un numéro partagé par plusieurs contacts, comme un standard, est attribué à l'entreprise. Si plusieurs personnes le partagent sans entreprise, il n'est pas reconnu: l'assistant ne salue jamais quelqu'un sous un autre nom.
• Un contact créé à la main dans Voko sur le même numéro est repris tel quel, avec ses règles et sa note.

Chaque appel, noté sur la fiche

Après chaque appel d'un client bexio, Voko dépose une note sur sa fiche. Le titre dit pourquoi la personne a appelé. Le texte résume l'appel, indique ce qu'il y a à faire et à quel point c'est urgent, et précise si un rappel est demandé. Y figurent aussi la date, l'heure, la durée et l'assistant concerné, avec un lien vers l'appel dans Voko.

Quand une action est nécessaire, Voko ajoute une tâche: l'action en titre, une échéance, une priorité. Pour un appel urgent ou à traiter le jour même, la tâche est due le soir même. Sinon, elle l'est dans deux jours ouvrés. Elle est attribuée à la personne qui a connecté bexio.

Les nouveaux appelants, si vous le souhaitez

Par défaut, une personne qui n'est pas dans bexio n'y est pas ajoutée. Si vous activez « Ajouter les nouveaux appelants », Voko crée un contact dans bexio quand une personne inconnue appelle pour une vraie demande et confirme son nom. Le contact arrive dans un groupe « Voko », que vous pouvez vérifier à votre rythme.

Jamais pour un démarchage, un sondage ou un faux numéro. Et bexio vous demande l'accord d'écrire des contacts seulement à ce moment-là.

Les changements de coordonnées, validés par vous

Un client dit au téléphone: « mon adresse e-mail a changé ». Voko le comprend, mais ne touche pas à bexio. Un numéro de téléphone peut être usurpé, et une adresse e-mail mal comprise enverrait vos factures au mauvais endroit.

La demande apparaît donc dans la console, avec l'ancienne valeur à côté de la nouvelle. Vous vérifiez avec la personne, puis vous cliquez sur « Appliquer dans bexio », ou sur « Ignorer ». Une fois toutes les demandes d'un appel traitées, la tâche correspondante est marquée comme faite.

L'e-mail et le numéro de téléphone s'appliquent en un clic. Une adresse postale que Voko ne peut pas lire avec certitude est à saisir dans bexio.

Pour commencer

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   Ouvrez Intégrations

   Dans la console Voko, section Intégrations, carte bexio.

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   Connectez bexio

   Vous vous identifiez chez bexio et vous acceptez les droits demandés.

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   Attendez la première copie

   Vos contacts arrivent en quelques instants. L'assistant les reconnaît aussitôt.

L'intégration bexio est comprise dans l'abonnement Voko, sans supplément. Pas encore client ? Vous pouvez d'abord parler à l'assistant, directement depuis le site.