Un secrétariat qui ne ferme jamais.Ni le soir, ni le week-end.
Voko répond au téléphone à votre place, comprend ce qu'on lui demande, répond avec ce que vous lui avez écrit, et note le reste. Un résumé écrit arrive après chaque appel, prêt à traiter.
Voko, 17:45
« Martin et Fils, bonjour. Je suis l'assistant de l'entreprise. Que puis-je faire pour vous ? »
Appelant, 17:45
« Bonjour, j'aimerais changer l'adresse de livraison de ma commande de la semaine dernière. »
Voko, 17:46
« Bien sûr, je note ça. Quel est le nom sur la commande et la nouvelle adresse ? »
Appelant, 17:46
« Léa Dubois, et la nouvelle adresse est rue des Vignes 4, Nyon. »
Voko, 17:47
Changement d'adresse noté pour la commande de Léa Dubois, résumé transmis à l'entreprise.
En Suisse, personne n'est assis à la réception
Neuf entreprises suisses sur dix comptent moins de dix personnes. Personne n'a pour seul métier de répondre au téléphone.
- 90%
des entreprises suisses comptent moins de 10 employés
- 99%
des entreprises suisses sont des PME, soit moins de 250 employés
- 2/3
des emplois en Suisse se trouvent dans une PME
Source : Office fédéral de la statistique, statistique de la structure des entreprises (STATENT), publiée par le SECO. Voir les chiffres
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko, sur chaque appel, quel qu'il soit.
Ni un horaire, ni une adresse, ni un tarif. Ce qu'il ne sait pas, il le note et vous le transmet.
Si la situation décrite met une vie en jeu, l'assistant interrompt et oriente vers les secours.
Si un appelant demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Prix, délai, exception : l'assistant note la demande et vous la transmet, sans jamais s'engager à votre place.
Le répondeur, et Voko
Un appelant qui tombe sur un répondeur raccroche souvent avant la fin du message.
Le répondeur
- L'appelant entend un message et raccroche
- Personne ne sait qui a appelé ni pourquoi
- Les messages sont réécoutés un par un
- Rien n'est trié avant que vous n'écoutiez tout
Voko
- L'appelant a quelqu'un au bout du fil
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- Vous lisez, déjà trié, prêt à traiter
- Une urgence vitale est orientée vers le 144 sur-le-champ
Ce qu'on nous demande sur le secrétariat IA
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant de se lancer.
Peut-il gérer n'importe quelle demande ?
Il répond avec ce que vous lui avez écrit et note le reste. Plus votre base de connaissances est complète, plus il répond directement ; sinon, il transmet.
Comment sait-il quoi dire à un appelant ?
Vous lui écrivez les informations de votre entreprise dans sa base de connaissances : horaires, prestations, procédures. Il répond uniquement à partir de là.
Est-ce qu'il peut prendre une décision à ma place ?
Non, jamais. Prix, délai, exception : il note la demande et vous la transmet. La décision reste toujours humaine.
Que se passe-t-il pour une question qu'il ne sait pas traiter ?
Il le dit honnêtement et propose de transmettre la question. Il n'invente jamais une réponse.
Peut-il transférer un appel à quelqu'un de l'équipe ?
Oui, vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche le transfert.
Appelez-le, comme n'importe quel appelant le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre entreprise.
Trois étapes, à chaque appel
Le même mécanisme répond à un client fidèle, un fournisseur ou un appel administratif.
L'appel arrive chez Voko
Par renvoi d'appel, quand personne ne répond ou en dehors de vos heures, exactement comme il arriverait chez un collègue.
Voko comprend et répond
L'assistant identifie la demande, répond avec les informations que vous lui avez données, et pose les questions nécessaires.
Vous recevez le résumé
Un message écrit part dès la fin de l'appel : qui a appelé, pourquoi, ce qui a été noté ou convenu.