Mars approche.Le téléphone ne s'arrête plus.
Voko répond pendant la saison fiscale, quand chaque minute compte. Il prend les rendez-vous, note les demandes et vous transmet un résumé écrit après chaque appel.
Voko, 09:15
« Fiduciaire Rossier, bonjour. Je suis l'assistant du bureau. Que puis-je faire pour vous ? »
Client, 09:15
« Bonjour, j'aimerais un rendez-vous pour ma déclaration d'impôts. »
Voko, 09:16
« Bien sûr. J'ai mardi à 11h ou jeudi à 16h30, l'un des deux vous convient ? »
Client, 09:16
« Jeudi 16h30, parfait. »
Voko, 09:17
Rendez-vous noté, confirmation envoyée au client, résumé transmis au bureau.
Les quatre appels qui reviennent tous les jours
Votre secrétariat les connaît par cœur. L'assistant les traite quand la ligne est prise, surtout en saison fiscale.
Prendre un rendez-vous
L'assistant propose les créneaux disponibles, note le choix du client et confirme le rendez-vous par écrit.
Répondre aux questions pratiques
Horaires, adresse, documents à apporter, délais de dépôt. Uniquement ce que vous avez écrit.
Prendre un nouveau mandat
L'assistant note ce que cherche l'appelant en une phrase, sans poser de question comptable, et transmet la demande au bureau.
Transmettre un résumé écrit
Qui a appelé, ce qui a été demandé, ce qui a été convenu. Rien à réécouter entre deux dossiers.
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko et sont régénérées à chaque enregistrement, donc elles ne peuvent pas être effacées en modifiant les instructions du bureau.
L'assistant ne se prononce jamais sur une déduction, un montant à payer ou une stratégie. Il note et transmet.
Un montant d'impôt ou d'honoraires ne se donne pas au téléphone par un assistant. Il note la question et vous la transmet.
L'assistant ne discute jamais du contenu d'un dossier client en cours. Un appel sur un dossier existant est transmis tel quel au bureau.
Si un client demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur du bureau, et Voko
En pleine saison fiscale, un appelant qui tombe sur un répondeur rappelle rarement. Il appelle la fiduciaire suivante.
Le répondeur
- Le client entend un message et raccroche
- Personne ne sait qui a appelé ni pourquoi
- Un nouveau mandat potentiel part à la concurrence
- Les messages s'accumulent pendant que vous travaillez sur les dossiers
Voko
- Le client a quelqu'un au bout du fil
- Le rendez-vous est déjà noté quand vous lisez le message
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- Un nouveau mandat est qualifié sans vous interrompre
Ce que les bureaux demandent avant de se lancer
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant qu'un bureau ne se lance.
L'assistant peut-il répondre à une question fiscale au téléphone ?
Non, jamais. C'est une règle du socle, pas un réglage. Il note la question et la transmet au bureau, qui répond ensuite.
Que fait-il si l'appel concerne un dossier déjà en cours ?
Il note ce qui est dit et transmet au bureau sans commenter le dossier. Il n'a accès à aucun dossier client.
Est-ce que cela remplace mon secrétariat, surtout en mars ?
Non. L'assistant prend les appels que votre secrétariat ne peut pas prendre en pleine saison fiscale : entre deux dossiers, le soir et le week-end.
Que deviennent les données des clients ?
Vous choisissez la durée de conservation des appels et pouvez tout supprimer depuis votre espace, à tout moment.
Peut-il transférer un appel au bureau ?
Oui, vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche le transfert. Sans condition, il ne transfère pas.
Appelez-le comme un client le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre bureau.