Un dégât d'eau n'attend pas les heures de bureau.Voko répond, jour et nuit.
Voko répond aux locataires en dehors des heures d'ouverture, oriente les urgences vers la bonne personne et transmet un résumé écrit de chaque appel à la régie.
Voko, 21:15
« Régie Lambert, bonsoir. Je suis l'assistant de la régie. Que puis-je faire pour vous ? »
Locataire, 21:15
« Bonsoir, j'ai une fuite d'eau au plafond de ma cuisine, c'est urgent. »
Voko, 21:16
« Je note ça comme urgent. Puis-je avoir votre adresse et l'appartement concerné ? »
Locataire, 21:16
« Oui, avenue des Pins 8, appartement 4B. »
Voko, 21:17
Urgence notée : dégât d'eau, avenue des Pins 8, 4B. Alerte envoyée à la régie et au service d'urgence.
Les quatre appels qui reviennent tous les jours
Votre bureau les connaît par cœur. L'assistant les traite en dehors des heures d'ouverture.
Trier une urgence locataire
Dégât d'eau, panne de chauffage, porte bloquée : l'assistant note l'adresse et l'appartement, marque l'appel comme urgent et alerte la bonne personne.
Prendre une demande courante
Question sur un décompte, une résiliation, un état des lieux : l'assistant note la demande et la transmet à la régie.
Répondre aux questions pratiques
Horaires du bureau, procédure pour signaler un problème, contact du concierge. Uniquement ce que vous avez écrit.
Transmettre un résumé écrit
Qui a appelé, l'adresse, ce qui a été demandé. Rien à réécouter le lendemain matin.
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko et sont régénérées à chaque enregistrement, donc elles ne peuvent pas être effacées en modifiant les instructions de la régie.
L'assistant ne décide jamais d'une réparation, d'une résiliation ou d'un remboursement. Il note et transmet à la régie.
Une question sur un droit ou une obligation contractuelle ne reçoit pas de réponse improvisée. Elle est transmise à la régie.
Une fuite de gaz ou un incendie ne se traite pas comme une demande courante. L'assistant oriente vers les secours.
Si un locataire demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur de la régie, et Voko
Un dégât d'eau à 21h qui tombe sur un répondeur s'aggrave toute la nuit.
Le répondeur
- Le locataire entend un message et raccroche
- Personne ne sait qu'il y a une urgence avant le lendemain
- L'adresse et l'appartement ne sont notés nulle part
- Le dégât s'aggrave pendant la nuit
Voko
- Le locataire a quelqu'un au bout du fil
- L'urgence est signalée avec l'adresse, tout de suite
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- La bonne personne est alertée avant que ça s'aggrave
Ce que les régies demandent avant de se lancer
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant de se lancer.
L'assistant peut-il décider d'envoyer un dépanneur ?
Non. Il note l'urgence avec l'adresse et alerte la personne que vous désignez pour ce type de situation. La décision reste humaine.
Peut-il répondre à une question sur le bail ?
Non, jamais. C'est une règle du socle. Il note la question et la transmet à la régie, qui répond ensuite.
Est-ce que cela remplace ma permanence ?
Cela couvre les heures où personne ne répond : le soir, la nuit et le week-end. Vos horaires de bureau restent inchangés.
Que deviennent les données des locataires ?
Vous choisissez la durée de conservation des appels et pouvez tout supprimer depuis votre espace, à tout moment.
Peut-il alerter directement un concierge ou un dépanneur ?
Oui, par transfert vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche l'alerte.
Appelez-le comme un locataire le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre régie.