L'acte est en cours de rédaction.L'étude reste joignable.
Voko répond pendant une signature, une rédaction ou en dehors des heures. Il prend les rendez-vous et transmet un résumé écrit après chaque appel, sans jamais commenter un dossier.
Voko, 15:30
« Étude notariale Chappuis, bonjour. Je suis l'assistant de l'étude. Que puis-je faire pour vous ? »
Appelant, 15:30
« Bonjour, j'aimerais un rendez-vous pour un acte de vente immobilière. »
Voko, 15:31
« Bien sûr. J'ai lundi à 9h ou mercredi à 14h, l'un des deux vous convient ? »
Appelant, 15:31
« Mercredi 14h, parfait. »
Voko, 15:32
Rendez-vous noté pour un acte de vente, confirmation envoyée, résumé transmis à l'étude.
Les quatre appels qui reviennent tous les jours
Votre secrétariat les connaît par cœur. L'assistant les traite quand la ligne est prise.
Prendre un rendez-vous pour un acte
L'assistant note le type d'acte en une phrase, propose un créneau et confirme le rendez-vous par écrit.
Faire le point sur un dossier en cours
L'assistant note la question de l'appelant et la transmet à l'étude, sans jamais commenter l'état du dossier lui-même.
Répondre aux questions pratiques
Horaires, adresse, documents à apporter à un rendez-vous. Uniquement ce que vous avez écrit.
Transmettre un résumé écrit
Qui a appelé, ce qui a été demandé, ce qui a été convenu. Rien à réécouter entre deux rendez-vous.
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko et sont régénérées à chaque enregistrement, donc elles ne peuvent pas être effacées en modifiant les instructions de l'étude.
L'assistant ne se prononce jamais sur un acte, une clause ou une démarche à suivre. Il note et transmet.
Un délai légal ne se donne pas au téléphone par un assistant. Il note la question et la transmet à l'étude.
L'assistant ne dit jamais où en est un acte en préparation. Un appel sur un dossier en cours est transmis tel quel à l'étude.
Si un appelant demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur de l'étude, et Voko
Un appelant qui tombe sur un répondeur pendant une signature rappelle rarement au bon moment. Il appelle l'étude suivante.
Le répondeur
- L'appelant entend un message et raccroche
- Personne ne sait qui a appelé ni pourquoi
- Une demande de rendez-vous attend la prochaine écoute
- Les messages sont réécoutés un par un entre deux actes
Voko
- L'appelant a quelqu'un au bout du fil
- Le rendez-vous est déjà noté quand vous lisez le message
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- Une question sur un dossier vous attend, sans commentaire ajouté
Ce que les études demandent avant de se lancer
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant qu'une étude ne se lance.
L'assistant peut-il donner un avis sur un acte au téléphone ?
Non, jamais. C'est une règle du socle, pas un réglage. Il note la demande et la transmet à l'étude, qui répond ensuite.
Que fait-il si l'appel concerne un dossier déjà en cours ?
Il note ce qui est dit et transmet à l'étude sans commenter l'état du dossier. Il n'a accès à aucun dossier.
Est-ce que cela remplace mon secrétariat ?
Non. L'assistant prend les appels que votre secrétariat ne peut pas prendre : pendant une signature, le soir et le week-end.
Que deviennent les données des appelants ?
Vous choisissez la durée de conservation des appels et pouvez tout supprimer depuis votre espace, à tout moment.
Peut-il transférer un appel à l'étude ?
Oui, vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche le transfert. Sans condition, il ne transfère pas.
Appelez-le comme un client le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre étude.