Vous êtes en audience.L'étude reste joignable.
Voko répond pendant une audience, un rendez-vous client ou en dehors des heures. Il qualifie une nouvelle demande sans jamais donner d'avis juridique, et transmet un résumé écrit après chaque appel.
Voko, 10:20
« Étude Maître Dubois, bonjour. Je suis l'assistant de l'étude. Que puis-je faire pour vous ? »
Appelant, 10:20
« Bonjour, j'ai un litige avec mon employeur et je cherche un avocat. »
Voko, 10:21
« Je note votre demande. Pouvez-vous me laisser votre nom et un numéro pour être rappelé ? »
Appelant, 10:21
« Oui, Karim Nasser, 078 000 00 00. »
Voko, 10:22
Nouvelle demande notée : litige employeur. Coordonnées enregistrées, résumé transmis à l'étude.
Les quatre appels qui reviennent tous les jours
Votre secrétariat les connaît par cœur. L'assistant les traite quand la ligne est prise ou que vous êtes en audience.
Qualifier une nouvelle demande
L'assistant note le motif en une phrase, sans poser de question juridique, et transmet la demande à l'étude sans interrompre le travail facturable.
Prendre un rendez-vous client
L'assistant propose les créneaux disponibles et confirme le rendez-vous par écrit au client.
Répondre aux questions pratiques
Horaires, adresse, documents à apporter à un premier entretien. Uniquement ce que vous avez écrit.
Transmettre un résumé écrit
Qui a appelé, ce qui a été demandé, ce qui a été convenu. Rien à réécouter entre deux dossiers.
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko et sont régénérées à chaque enregistrement, donc elles ne peuvent pas être effacées en modifiant les instructions de l'étude.
L'assistant ne se prononce jamais sur une situation, une chance de succès ou une démarche à suivre. Il note et transmet.
Un délai de recours ou de prescription ne se donne pas au téléphone par un assistant. C'est le genre d'erreur qui coûte un dossier.
L'assistant ne discute jamais du contenu d'un dossier existant. Un appel sur un dossier en cours est transmis tel quel à l'étude.
Si un appelant demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur de l'étude, et Voko
Un appelant qui tombe sur un répondeur pendant votre audience rappelle rarement. Il appelle l'étude suivante.
Le répondeur
- L'appelant entend un message et raccroche
- Personne ne sait qui a appelé ni pourquoi
- Un nouveau mandat potentiel part à la concurrence
- Les messages sont réécoutés un par un entre deux dossiers
Voko
- L'appelant a quelqu'un au bout du fil
- La nouvelle demande est déjà qualifiée quand vous lisez le message
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- Le rendez-vous client est confirmé sans vous interrompre
Ce que les études demandent avant de se lancer
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant qu'une étude ne se lance.
L'assistant peut-il donner un avis juridique au téléphone ?
Non, jamais. C'est une règle du socle, pas un réglage à activer. Il note la demande et la transmet à l'étude, qui répond ensuite.
Que fait-il si l'appel concerne un dossier déjà en cours ?
Il note ce qui est dit et transmet à l'étude sans commenter le dossier ni son contenu. Il n'a accès à aucun dossier.
Est-ce que cela remplace mon secrétariat ?
Non. L'assistant prend les appels que votre secrétariat ne peut pas prendre : en audience, en rendez-vous client, le soir et le week-end.
Que deviennent les données des appelants ?
Vous choisissez la durée de conservation des appels et pouvez tout supprimer depuis votre espace, à tout moment.
Peut-il transférer un appel à l'étude ?
Oui, vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche le transfert. Sans condition, il ne transfère pas.
Appelez-le comme un futur client le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre étude.