Les mains sont prises.Le téléphone, non.
Voko répond pendant que vous traitez un patient. Il prend les rendez-vous, gère les séries de séances et vous transmet un résumé écrit après chaque appel.
Voko, 14:12
« Cabinet de physiothérapie Léman, bonjour. Je suis l'assistant du cabinet. Que puis-je faire pour vous ? »
Patient, 14:12
« Bonjour, je dois annuler ma séance de demain, je peux la reporter à jeudi ? »
Voko, 14:13
« Bien sûr. Jeudi 9h ou jeudi 15h30 sont libres, l'un des deux vous convient ? »
Patient, 14:13
« Jeudi 9h, parfait. »
Voko, 14:14
Séance reportée à jeudi 9h, confirmation envoyée, résumé transmis au cabinet.
Les quatre appels qui reviennent tous les jours
Votre réception les connaît par cœur. L'assistant les traite quand vous êtes en traitement.
Gérer une série de séances
L'assistant reporte une séance, en propose une nouvelle et garde la suite de la série cohérente, sans que vous ayez à reprendre l'agenda entre deux patients.
Répondre aux questions pratiques
Horaires, adresse, ce qu'il faut apporter, ordonnance nécessaire ou non. Uniquement ce que vous avez écrit.
Prendre une première consultation
L'assistant note le motif en une phrase et propose un premier rendez-vous, sans poser de question clinique.
Transmettre un résumé écrit
Qui a appelé, ce qui a été demandé, ce qui a été convenu. Rien à réécouter entre deux patients.
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko et sont régénérées à chaque enregistrement, donc elles ne peuvent pas être effacées en modifiant les instructions du cabinet.
L'assistant ne dit jamais quel exercice faire ni comment soulager une douleur. Il note et transmet.
Si la situation décrite met une vie en jeu, l'assistant interrompt et oriente vers les secours.
L'assistant ne se prononce pas sur ce dont souffre un patient. Ce n'est ni son rôle, ni sa compétence.
Si un patient demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur du cabinet, et Voko
Un patient qui tombe sur un répondeur pendant votre traitement rappelle rarement. Il appelle le cabinet suivant.
Le répondeur
- Le patient entend un message et raccroche
- Personne ne sait qui a appelé ni pourquoi
- La série de séances se désorganise en silence
- Les messages sont réécoutés un par un entre deux patients
Voko
- Le patient a quelqu'un au bout du fil
- La séance reportée est déjà notée quand vous lisez le message
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- Une question urgente vous attend, signalée comme telle
Ce que les cabinets demandent avant de se lancer
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant qu'un cabinet ne se lance.
L'assistant peut-il conseiller un exercice ou un étirement ?
Non, jamais. C'est une règle du socle, pas un réglage. Il note la demande et la transmet au cabinet.
Comment gère-t-il une série de séances déjà planifiée ?
Vous lui donnez vos créneaux disponibles ; il propose un report cohérent avec la suite de la série et vous transmet le changement.
Est-ce que cela remplace ma réception ?
Non. L'assistant prend les appels que vous ne pouvez pas prendre en traitement : entre deux patients, à midi, le soir et le week-end.
Que deviennent les données des patients ?
Vous choisissez la durée de conservation des appels et pouvez tout supprimer depuis votre espace, à tout moment.
Peut-il transférer un appel au cabinet ?
Oui, vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche le transfert. Sans condition, il ne transfère pas.
Appelez-le comme un patient le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si la voix et le ton conviennent à votre cabinet.