Voko und bexio: Jeder Anruf wird beim Kontakt in bexio notiert

In einer Treuhandfirma, einer Garage oder einer Praxis leben die Kontakte in bexio: Adressen, Rechnungen, Verlauf. Das Telefon lebt woanders. Ein verpasster Anruf, eine Bitte um Rückruf, eine neue Nummer, die mündlich durchgegeben wurde: All das landet auf einem Zettel oder bleibt im Kopf.

Voko verbindet beides. Der Assistent kennt Ihre bexio-Kontakte, und was am Telefon gesagt wird, kommt dorthin zurück, wo Sie ohnehin arbeiten.

Mit einem Klick verbinden

In der Voko-Konsole bietet der Bereich Integrationen bexio an. Sie klicken auf «bexio verbinden», melden sich bei bexio an, und bexio fragt Sie, was Voko tun darf: Kontakte lesen, Notizen und Aufgaben schreiben. Nichts zu installieren, kein Schlüssel zu kopieren.

Ihre Kontakte werden in Voko kopiert und danach alle 30 Minuten aktualisiert. Sie können die Kopie auch von Hand starten. Wenn Sie bexio trennen, entscheiden Sie, ob die kopierten Kontakte bleiben oder entfernt werden. In bexio wird dabei nichts verändert.

Ihre Kundschaft wird erkannt

Wenn eine Kundin oder ein Kunde anruft, erkennt der Assistent die Nummer und begrüsst die Person mit Namen. Pro Kontakt können Sie ausserdem festlegen, was der Assistent tut, etwa den Anruf direkt an ein bestimmtes Teammitglied weitergeben. In der Anrufliste lesen Sie Namen statt Nummern.

Einige einfache Regeln vermeiden Fehler:

• Ein Kontakt ohne Telefonnummer wird nicht kopiert: Erkannt wird über die Nummer.
• Eine Nummer, die mehrere Kontakte teilen, etwa eine Zentrale, wird dem Unternehmen zugeordnet. Teilen mehrere Personen sie ohne Unternehmen, wird sie nicht erkannt: Der Assistent begrüsst nie jemanden mit einem falschen Namen.
• Ein von Hand in Voko angelegter Kontakt mit derselben Nummer wird übernommen, samt seinen Regeln und seiner Notiz.

Jeder Anruf, notiert beim Kontakt

Nach jedem Anruf eines bexio-Kontakts legt Voko eine Notiz bei ihm ab. Der Titel nennt den Grund des Anrufs. Der Text fasst das Gespräch zusammen, nennt, was zu tun ist und wie dringend, und hält fest, ob ein Rückruf gewünscht wurde. Dazu kommen Datum, Uhrzeit, Dauer und der Assistent, mit einem Link zum Anruf in Voko.

Wenn etwas zu tun ist, fügt Voko eine Aufgabe hinzu: die Handlung als Titel, eine Frist, eine Priorität. Bei einem dringenden Anruf oder einem, der am selben Tag erledigt werden soll, ist die Aufgabe noch am selben Abend fällig. Sonst in zwei Werktagen. Zugewiesen wird sie der Person, die bexio verbunden hat.

Neue Anrufende, wenn Sie das möchten

Standardmässig wird eine Person, die nicht in bexio ist, dort nicht hinzugefügt. Wenn Sie «Neue Anrufende anlegen» einschalten, erstellt Voko einen Kontakt in bexio, sobald eine unbekannte Person mit einem echten Anliegen anruft und ihren Namen bestätigt. Der Kontakt landet in einer Gruppe «Voko», die Sie in Ruhe prüfen können.

Nie für Werbeanrufe, Umfragen oder falsch gewählte Nummern. Und bexio fragt erst in diesem Moment nach der Erlaubnis, Kontakte zu schreiben.

Änderungen der Kontaktdaten, von Ihnen bestätigt

Jemand sagt am Telefon: «Meine E-Mail-Adresse hat sich geändert.» Voko versteht das, fasst bexio aber nicht an. Eine Telefonnummer lässt sich vortäuschen, und eine falsch verstandene E-Mail-Adresse würde Ihre Rechnungen an die falsche Stelle schicken.

Die Anfrage erscheint deshalb in der Konsole, der alte Wert neben dem neuen. Sie klären es mit der Person und klicken dann auf «In bexio übernehmen» oder auf «Ignorieren». Sind alle Anfragen eines Anrufs erledigt, wird die zugehörige Aufgabe als erledigt markiert.

E-Mail und Telefonnummer übernehmen Sie mit einem Klick. Eine Postadresse, die Voko nicht sicher lesen kann, tragen Sie selbst in bexio ein.

So starten Sie

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   Integrationen öffnen

   In der Voko-Konsole, Bereich Integrationen, die bexio-Karte.

2. 2
   bexio verbinden

   Sie melden sich bei bexio an und bestätigen die angefragten Rechte.

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   Auf die erste Kopie warten

   Ihre Kontakte treffen in wenigen Augenblicken ein. Der Assistent erkennt sie sofort.

Die bexio-Anbindung ist im Voko-Abo enthalten, ohne Aufpreis. Noch nicht dabei? Sie können zuerst direkt auf der Website mit dem Assistenten sprechen.