Les mêmes questions, tous les jours.Voko les connaît par cœur.
Voko propose vos créneaux disponibles, note le rendez-vous choisi et répond aux questions pratiques avec ce que vous lui avez écrit. Un résumé écrit arrive après chaque appel.
Voko, 09:30
« Institut Bien-Être, bonjour. Je suis l'assistant. Que puis-je faire pour vous ? »
Appelant, 09:30
« Bonjour, j'aimerais un rendez-vous cette semaine, et savoir si vous avez un parking. »
Voko, 09:31
« Oui, un parking gratuit se trouve juste devant. Côté rendez-vous, j'ai mercredi à 15h ou vendredi à 10h, l'un des deux vous convient ? »
Appelant, 09:31
« Vendredi 10h, parfait. »
Voko, 09:32
Rendez-vous noté pour vendredi 10h, confirmation envoyée, résumé transmis.
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko, sur chaque rendez-vous et chaque question.
L'assistant propose les créneaux que vous lui avez indiqués et note le choix. Il n'a pas d'accès direct à un agenda numérique.
Ni un horaire, ni une adresse, ni un tarif. Ce qu'il ne sait pas, il le note et vous le transmet.
Il répond uniquement à partir de ce que vous avez écrit. Une question hors sujet est transmise, jamais improvisée.
Si un appelant demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur, et Voko
Un appelant qui veut juste connaître vos horaires ne laisse presque jamais de message.
Le répondeur
- L'appelant raccroche sans laisser de message
- Une question simple reste sans réponse
- Le rendez-vous se prend ailleurs
- Personne ne sait qui a essayé d'appeler
Voko
- L'appelant a une réponse immédiate
- Le rendez-vous est pris dans le même appel
- Chaque échange arrive résumé par écrit
- Vous voyez ce qui a été convenu, sans devoir réécouter
Ce qu'on nous demande sur les rendez-vous et questions fréquentes
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant de se lancer.
Peut-il réserver directement dans mon agenda ?
Non. L'assistant propose les créneaux que vous lui avez indiqués et note le choix de l'appelant. La demande vous est transmise pour confirmation.
Comment je lui indique mes disponibilités ?
Vous les écrivez dans sa base de connaissances, comme toute autre information. Vous les mettez à jour quand elles changent.
Peut-il répondre à n'importe quelle question ?
Uniquement à partir de ce que vous avez écrit. Pour le reste, il note la question et vous la transmet plutôt que d'improviser.
Que se passe-t-il en cas de double réservation ?
Comme l'assistant n'a pas d'accès direct à un agenda en temps réel, deux demandes concurrentes vous parviennent toutes les deux : vous confirmez laquelle tient.
Peut-il envoyer un rappel de rendez-vous ?
Non, il ne gère pas de rappels automatiques. Il confirme le rendez-vous pris et transmet le résumé, une fois.
Appelez-le pour prendre rendez-vous.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre entreprise.
Trois étapes, à chaque demande
Le même mécanisme prend un rendez-vous et répond à une question pratique, dans le même appel.
Vous indiquez vos créneaux et vos réponses
Une fois : vos disponibilités type et les réponses aux questions qui reviennent (horaires, accès, tarifs, procédures).
Voko propose et répond
L'assistant propose un créneau, note le choix de l'appelant, et répond aux questions pratiques avec vos informations.
Vous recevez la confirmation
Le rendez-vous et les questions posées arrivent par écrit. Rien à retenir, rien à réécouter.