Le comité est bénévole.Le téléphone, lui, répond toujours.
Voko répond le soir et le week-end, quand le comité n'est pas disponible. Il renseigne les membres et les nouveaux venus, et transmet un résumé écrit après chaque appel.
Voko, 19:20
« FC Riverside, bonsoir. Je suis l'assistant du club. Que puis-je faire pour vous ? »
Appelant, 19:20
« Bonsoir, mon fils de 8 ans aimerait s'inscrire, comment ça se passe ? »
Voko, 19:21
« Je note votre demande d'inscription pour un enfant de 8 ans et je transmets au comité, qui vous recontactera. Puis-je avoir votre nom et un numéro ? »
Appelant, 19:21
« Oui, Antoine Weber, 078 000 00 00. »
Voko, 19:22
Demande d'inscription notée, coordonnées enregistrées, résumé transmis au comité.
Les quatre appels qui reviennent tous les jours
Le comité les connaît par cœur. L'assistant les traite le soir, quand personne n'est disponible bénévolement.
Renseigner un futur membre
L'assistant note la demande d'inscription et les coordonnées, et transmet au comité, sans jamais confirmer une place lui-même.
Répondre aux questions pratiques
Horaires des entraînements, cotisations, lieu. Uniquement ce que vous avez écrit.
Prendre un message pour le comité
Une question administrative, une demande de local, un changement d'adresse : l'assistant note et transmet.
Transmettre un résumé écrit
Qui a appelé, ce qui a été demandé, ce qui a été convenu. Rien à réécouter à la prochaine séance du comité.
Un club tourne sur le bénévolat, pas sur un secrétariat
Le travail bénévole recule en Suisse alors que la charge administrative des associations reste la même : moins de monde pour répondre au téléphone.
- 1,5 M
personnes environ font du bénévolat associatif ou institutionnel en Suisse
- 15,9%
de la population s'engage dans un club ou une association, en baisse depuis 2016 (19,5%)
- 9,2 Mrd h
de travail non rémunéré fournies chaque année en Suisse, ménages et associations compris
Source : Office fédéral de la statistique, travail bénévole et non rémunéré. Voir les chiffres
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko et sont régénérées à chaque enregistrement, donc elles ne peuvent pas être effacées en modifiant les instructions du club.
L'assistant note une demande d'inscription et la transmet. La décision reste au comité, qui connaît les places réellement disponibles.
Cotisations, remboursements, exceptions tarifaires : l'assistant note la question et la transmet, sans jamais s'engager.
L'assistant ne se prononce jamais au nom du comité sur un sujet qui demande une décision collective.
Si un appelant demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur du club, et Voko
Un parent qui appelle un soir pour inscrire son enfant et tombe sur un répondeur rappelle rarement. Il inscrit son enfant ailleurs.
Le répondeur
- L'appelant entend un message et raccroche
- Personne ne sait qu'une famille a appelé avant la prochaine séance
- Une inscription potentielle part vers un autre club
- Les messages s'accumulent jusqu'à la réunion suivante
Voko
- L'appelant a quelqu'un au bout du fil, même un soir de semaine
- La demande d'inscription est notée tout de suite
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- Le comité retrouve tout, prêt à traiter, à sa prochaine séance
Ce que les clubs demandent avant de se lancer
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant de se lancer.
L'assistant peut-il confirmer une inscription lui-même ?
Non. Il note la demande et la transmet au comité, qui confirme selon les places réellement disponibles.
Peut-il répondre à une question sur les cotisations ?
Pour un montant que vous avez indiqué dans sa base de connaissances, oui. Pour une exception ou un cas particulier, il note la question et la transmet.
Est-ce que cela remplace le comité ?
Non. L'assistant prend les appels que personne de bénévole ne peut prendre le soir ou le week-end. Les décisions restent celles du comité.
Que deviennent les données des familles qui appellent ?
Vous choisissez la durée de conservation des appels et pouvez tout supprimer depuis votre espace, à tout moment.
Peut-il transférer un appel à un membre du comité ?
Oui, vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche le transfert. Sans condition, il ne transfère pas.
Appelez-le comme un futur membre le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre club.