Der März naht.Das Telefon hört nicht mehr auf.
Voko nimmt ab, während die Steuersaison jede Minute beansprucht. Es vereinbart Termine, notiert Anfragen und übermittelt Ihnen nach jedem Anruf eine schriftliche Zusammenfassung.
Voko, 09:15
«Treuhand Rossier, guten Tag. Ich bin der Assistent des Büros. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Klient, 09:15
«Guten Tag, ich hätte gerne einen Termin für meine Steuererklärung.»
Voko, 09:16
«Gerne. Dienstag um 11 Uhr oder Donnerstag um 16.30 Uhr, passt Ihnen eine davon?»
Klient, 09:16
«Donnerstag 16.30 Uhr passt gut.»
Voko, 09:17
Termin notiert, Bestätigung an den Klienten gesendet, Zusammenfassung an das Büro übermittelt.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Ihr Sekretariat kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie, wenn die Leitung besetzt ist, besonders in der Steuersaison.
Einen Termin vereinbaren
Der Assistent nennt die freien Termine, notiert die Wahl des Klienten und bestätigt den Termin schriftlich.
Praktische Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Adresse, mitzubringende Unterlagen, Einreichefristen. Nur, was Sie hinterlegt haben.
Ein neues Mandat aufnehmen
Der Assistent notiert das Anliegen der anrufenden Person in einem Satz, ohne buchhalterische Fragen zu stellen, und leitet es an das Büro weiter.
Schriftliche Zusammenfassung senden
Wer angerufen hat, worum es ging, was vereinbart wurde. Nichts nachhören zwischen zwei Dossiers.
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten und werden bei jedem Speichern neu erzeugt, können also nicht durch eigene Anweisungen des Büros gelöscht werden.
Der Assistent äussert sich nie zu einem Abzug, einem zu zahlenden Betrag oder einer Strategie. Er notiert und leitet weiter.
Einen Steuerbetrag oder ein Honorar nennt kein Assistent am Telefon. Er notiert die Frage und leitet sie weiter.
Der Assistent bespricht nie den Inhalt eines laufenden Klientendossiers. Ein Anruf dazu wird unverändert an das Büro weitergeleitet.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Der Anrufbeantworter des Büros, und Voko
Mitten in der Steuersaison ruft, wer einen Anrufbeantworter erreicht, selten zurück. Er ruft das nächste Treuhandbüro an.
Der Anrufbeantworter
- Die anrufende Person hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss, wer angerufen hat oder weshalb
- Ein mögliches neues Mandat geht an die Konkurrenz
- Nachrichten häufen sich, während Sie an Dossiers arbeiten
Voko
- Die anrufende Person hat jemanden am Telefon
- Der Termin ist notiert, wenn Sie die Nachricht lesen
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Ein neues Mandat ist qualifiziert, ohne Sie zu unterbrechen
Was Büros vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor ein Büro startet.
Kann der Assistent eine Steuerfrage am Telefon beantworten?
Nein, nie. Das ist eine Regel der Grundausstattung, keine Einstellung. Er notiert die Frage und leitet sie an das Büro weiter, das dann antwortet.
Was tut er, wenn der Anruf ein laufendes Dossier betrifft?
Er notiert das Gesagte und leitet es an das Büro weiter, ohne das Dossier zu kommentieren. Er hat auf kein Klientendossier Zugriff.
Ersetzt das mein Sekretariat, besonders im März?
Nein. Der Assistent übernimmt Anrufe, die Ihr Sekretariat mitten in der Steuersaison nicht entgegennehmen kann: zwischen zwei Dossiers, abends und am Wochenende.
Was geschieht mit den Klientendaten?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer fest und können jederzeit alles aus Ihrem Bereich löschen.
Kann er einen Anruf an das Büro weiterleiten?
Ja, an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Weiterleitung auslöst. Ohne Bedingung leitet er nicht weiter.
Rufen Sie an, wie es ein Klient tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob der Ton zu Ihrem Büro passt.