Sie sind in der Verhandlung.Die Kanzlei bleibt erreichbar.
Voko nimmt ab, während Sie verhandeln, ein Mandantengespräch führen oder ausserhalb der Bürozeiten. Es qualifiziert eine neue Anfrage, ohne je eine Rechtsauskunft zu geben, und übermittelt zu jedem Anruf eine schriftliche Zusammenfassung.
Voko, 10:20
«Kanzlei Rechtsanwalt Dubois, guten Tag. Ich bin der Assistent der Kanzlei. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Anrufer, 10:20
«Guten Tag, ich habe einen Streit mit meinem Arbeitgeber und suche einen Anwalt.»
Voko, 10:21
«Ich notiere Ihre Anfrage. Dürfte ich Ihren Namen und eine Rückrufnummer haben?»
Anrufer, 10:21
«Ja, Karim Nasser, 078 000 00 00.»
Voko, 10:22
Neue Anfrage notiert: Streit mit Arbeitgeber. Kontaktdaten erfasst, Zusammenfassung an die Kanzlei übermittelt.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Ihr Sekretariat kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie, wenn die Leitung besetzt ist oder Sie verhandeln.
Eine neue Anfrage qualifizieren
Der Assistent notiert den Grund in einem Satz, ohne rechtliche Fragen zu stellen, und leitet die Anfrage weiter, ohne verrechenbare Arbeit zu unterbrechen.
Einen Mandantentermin vereinbaren
Der Assistent nennt die freien Termine und bestätigt den Termin schriftlich an die anrufende Person.
Praktische Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Adresse, was zu einem ersten Gespräch mitzubringen ist. Nur, was Sie hinterlegt haben.
Schriftliche Zusammenfassung senden
Wer angerufen hat, worum es ging, was vereinbart wurde. Nichts nachhören zwischen zwei Dossiers.
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten und werden bei jedem Speichern neu erzeugt, können also nicht durch eigene Anweisungen der Kanzlei gelöscht werden.
Der Assistent äussert sich nie zu einer Situation, einer Erfolgsaussicht oder dem weiteren Vorgehen. Er notiert und leitet weiter.
Eine Rechtsmittel- oder Verjährungsfrist nennt kein Assistent am Telefon. Genau diese Art Fehler kostet ein Mandat.
Der Assistent bespricht nie den Inhalt eines laufenden Dossiers. Ein Anruf zu einem laufenden Fall wird unverändert an die Kanzlei weitergeleitet.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Der Anrufbeantworter der Kanzlei, und Voko
Wer während Ihrer Verhandlung auf einen Anrufbeantworter trifft, ruft selten zurück. Er ruft die nächste Kanzlei an.
Der Anrufbeantworter
- Die anrufende Person hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss, wer angerufen hat oder weshalb
- Ein mögliches neues Mandat geht an die Konkurrenz
- Nachrichten werden zwischen zwei Dossiers einzeln abgehört
Voko
- Die anrufende Person hat jemanden am Telefon
- Die neue Anfrage ist bereits qualifiziert, wenn Sie die Nachricht lesen
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Der Mandantentermin ist bestätigt, ohne Sie zu unterbrechen
Was Kanzleien vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor eine Kanzlei startet.
Kann der Assistent am Telefon eine Rechtsauskunft geben?
Nein, nie. Das ist eine Regel der Grundausstattung, keine Einstellung. Er notiert die Anfrage und leitet sie an die Kanzlei weiter, die dann antwortet.
Was tut er, wenn der Anruf ein laufendes Dossier betrifft?
Er notiert das Gesagte und leitet es an die Kanzlei weiter, ohne das Dossier oder seinen Inhalt zu kommentieren. Er hat auf kein Dossier Zugriff.
Ersetzt das mein Sekretariat?
Nein. Der Assistent übernimmt Anrufe, die Ihr Sekretariat nicht entgegennehmen kann: während einer Verhandlung, in einem Mandantengespräch, abends und am Wochenende.
Was geschieht mit den Daten der Anrufenden?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer fest und können jederzeit alles aus Ihrem Bereich löschen.
Kann er einen Anruf an die Kanzlei weiterleiten?
Ja, an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Weiterleitung auslöst. Ohne Bedingung leitet er nicht weiter.
Rufen Sie an, wie es ein künftiger Mandant tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob der Ton zu Ihrer Kanzlei passt.