Ein Sekretariat, das nie schliesst.Weder abends noch am Wochenende.
Voko nimmt an Ihrer Stelle ab, versteht die Anfrage, antwortet mit dem, was Sie hinterlegt haben, und notiert den Rest. Nach jedem Anruf kommt eine schriftliche Zusammenfassung, bereit zur Bearbeitung.
Voko, 17:45
«Martin & Söhne, guten Tag. Ich bin der Assistent des Unternehmens. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Anrufer, 17:45
«Guten Tag, ich möchte die Lieferadresse meiner Bestellung von letzter Woche ändern.»
Voko, 17:46
«Gerne, ich notiere das. Wie lautet der Name auf der Bestellung und die neue Adresse?»
Anrufer, 17:46
«Léa Dubois, und die neue Adresse ist Rebweg 4, Nyon.»
Voko, 17:47
Adressänderung für die Bestellung von Léa Dubois notiert, Zusammenfassung an das Unternehmen übermittelt.
Drei Schritte, bei jedem Anruf
Derselbe Mechanismus nimmt einen Stammkunden, einen Lieferanten oder eine administrative Anfrage entgegen.
Der Anruf kommt bei Voko an
Per Anrufweiterleitung, wenn niemand abnimmt oder ausserhalb Ihrer Öffnungszeiten, genau wie bei einem Kollegen.
Voko versteht und antwortet
Der Assistent erkennt das Anliegen, antwortet mit den Informationen, die Sie hinterlegt haben, und stellt die nötigen Rückfragen.
Sie erhalten die Zusammenfassung
Eine schriftliche Nachricht geht sofort nach dem Anruf raus: wer angerufen hat, weshalb, was notiert oder vereinbart wurde.
In der Schweiz sitzt niemand an der Rezeption
Neun von zehn Schweizer Unternehmen haben weniger als zehn Beschäftigte. Niemand hat ausschliesslich das Telefon als Aufgabe.
- 90%
der Schweizer Unternehmen haben weniger als 10 Beschäftigte
- 99%
der Schweizer Unternehmen sind KMU, also weniger als 250 Beschäftigte
- 2/3
der Schweizer Arbeitsplätze befinden sich in einem KMU
Quelle: Bundesamt für Statistik, Statistik der Unternehmensstruktur (STATENT), veröffentlicht vom SECO. Zahlen ansehen
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten, bei jedem Anruf.
Weder eine Uhrzeit, noch eine Adresse, noch einen Tarif. Was er nicht weiss, notiert er und leitet es an Sie weiter.
Steht bei einer geschilderten Situation ein Leben auf dem Spiel, unterbricht der Assistent und verweist auf den Rettungsdienst.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Preis, Frist, Ausnahme: der Assistent notiert die Anfrage und leitet sie weiter, ohne sich je in Ihrem Namen festzulegen.
Der Anrufbeantworter, und Voko
Wer einen Anrufbeantworter erreicht, legt oft schon vor dem Ende der Ansage auf.
Der Anrufbeantworter
- Die anrufende Person hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss, wer angerufen hat oder weshalb
- Nachrichten werden einzeln abgehört
- Nichts ist sortiert, bevor Sie alles gehört haben
Voko
- Die anrufende Person hat jemanden am Telefon
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Sie lesen, bereits sortiert, bereit zur Bearbeitung
- Ein lebensbedrohlicher Notfall wird sofort auf die 144 verwiesen
Was man uns zum KI-Sekretariat fragt
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor man startet.
Kann er jede Anfrage bearbeiten?
Er antwortet mit dem, was Sie hinterlegt haben, und notiert den Rest. Je vollständiger Ihre Wissensdatenbank, desto direkter antwortet er; sonst leitet er weiter.
Woher weiss er, was er einer anrufenden Person sagen soll?
Sie hinterlegen die Informationen Ihres Unternehmens in seiner Wissensdatenbank: Öffnungszeiten, Leistungen, Abläufe. Er antwortet ausschliesslich von dort.
Kann er eine Entscheidung für mich treffen?
Nein, nie. Preis, Frist, Ausnahme: er notiert die Anfrage und leitet sie an Sie weiter. Die Entscheidung bleibt immer menschlich.
Was passiert bei einer Frage, die er nicht beantworten kann?
Er sagt es ehrlich und bietet an, die Frage weiterzuleiten. Er erfindet nie eine Antwort.
Kann er einen Anruf an jemanden im Team weiterleiten?
Ja, an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Weiterleitung auslöst.
Rufen Sie an, wie es jede anrufende Person tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob der Ton zu Ihrem Unternehmen passt.