Ein Wasserschaden wartet nicht auf Bürozeiten.Voko nimmt ab, Tag und Nacht.
Voko nimmt Anrufe von Mietenden ausserhalb der Öffnungszeiten entgegen, leitet Notfälle an die richtige Person weiter und übermittelt der Verwaltung zu jedem Anruf eine schriftliche Zusammenfassung.
Voko, 21:15
«Verwaltung Lambert, guten Abend. Ich bin der Assistent der Verwaltung. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Mieter, 21:15
«Guten Abend, ich habe ein Wasserleck an der Küchendecke, es ist dringend.»
Voko, 21:16
«Ich notiere das als dringend. Dürfte ich Ihre Adresse und die betroffene Wohnung haben?»
Mieter, 21:16
«Ja, Tannenweg 8, Wohnung 4B.»
Voko, 21:17
Notfall notiert: Wasserschaden, Tannenweg 8, 4B. Meldung an Verwaltung und Notdienst gesendet.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Ihr Büro kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie ausserhalb der Öffnungszeiten.
Einen Mieternotfall einordnen
Wasserschaden, Heizungsausfall, klemmende Tür: der Assistent notiert Adresse und Wohnung, markiert den Anruf als dringend und alarmiert die richtige Person.
Eine laufende Anfrage aufnehmen
Frage zu einer Abrechnung, einer Kündigung, einer Wohnungsübergabe: der Assistent notiert die Anfrage und leitet sie an die Verwaltung weiter.
Praktische Fragen beantworten
Bürozeiten, Vorgehen bei einer Meldung, Kontakt zum Hauswart. Nur, was Sie hinterlegt haben.
Schriftliche Zusammenfassung senden
Wer angerufen hat, die Adresse, worum es ging. Am nächsten Morgen nichts mehr nachhören.
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten und werden bei jedem Speichern neu erzeugt, können also nicht durch eigene Anweisungen der Verwaltung gelöscht werden.
Der Assistent entscheidet nie über eine Reparatur, eine Kündigung oder eine Rückerstattung. Er notiert und leitet an die Verwaltung weiter.
Eine Frage zu einem Recht oder einer vertraglichen Pflicht erhält keine improvisierte Antwort. Sie wird an die Verwaltung weitergeleitet.
Ein Gasleck oder ein Brand ist keine laufende Anfrage. Der Assistent verweist auf den Rettungsdienst.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Der Anrufbeantworter der Verwaltung, und Voko
Ein Wasserschaden um 21 Uhr, der auf einen Anrufbeantworter trifft, verschlimmert sich die ganze Nacht.
Der Anrufbeantworter
- Der Mieter hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss vor dem nächsten Morgen von einem Notfall
- Adresse und Wohnung werden nirgends notiert
- Der Schaden verschlimmert sich über Nacht
Voko
- Der Mieter hat jemanden am Telefon
- Der Notfall wird sofort mit Adresse gemeldet
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Die richtige Person wird alarmiert, bevor es schlimmer wird
Was Verwaltungen vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor eine Verwaltung startet.
Kann der Assistent entscheiden, einen Notdienst zu schicken?
Nein. Er notiert den Notfall mit Adresse und alarmiert die Person, die Sie für solche Situationen bestimmen. Die Entscheidung bleibt menschlich.
Kann er eine Frage zum Mietvertrag beantworten?
Nein, nie. Das ist eine Regel der Grundausstattung. Er notiert die Frage und leitet sie an die Verwaltung weiter, die dann antwortet.
Ersetzt das meinen Bereitschaftsdienst?
Es deckt die Zeiten ab, in denen niemand abnimmt: abends, nachts und am Wochenende. Ihre Bürozeiten bleiben unverändert.
Was geschieht mit den Daten der Mietenden?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer fest und können jederzeit alles aus Ihrem Bereich löschen.
Kann er direkt einen Hauswart oder Notdienst alarmieren?
Ja, per Weiterleitung an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Meldung auslöst.
Rufen Sie an, wie es ein Mieter tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob der Ton zu Ihrer Verwaltung passt.