Die Hände sind belegt.Das Telefon nicht.
Voko nimmt ab, während Sie behandeln. Termine werden vereinbart, Terminserien verwaltet, und nach jedem Anruf erhalten Sie eine schriftliche Zusammenfassung.
Voko, 14:12
«Physiotherapie Léman, guten Tag. Ich bin der Assistent der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Patient, 14:12
«Guten Tag, ich muss meinen Termin morgen absagen, geht es auch Donnerstag?»
Voko, 14:13
«Gerne. Donnerstag 9 Uhr oder Donnerstag 15.30 Uhr sind frei, passt Ihnen eine davon?»
Patient, 14:13
«Donnerstag 9 Uhr passt gut.»
Voko, 14:14
Termin auf Donnerstag 9 Uhr verschoben, Bestätigung gesendet, Zusammenfassung an die Praxis übermittelt.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Ihr Empfang kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie, während Sie behandeln.
Eine Terminserie verwalten
Der Assistent verschiebt einen Termin, schlägt einen neuen vor und hält die Serie stimmig, ohne dass Sie zwischen zwei Behandlungen an den Kalender müssen.
Praktische Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Adresse, was mitzubringen ist, ob eine Verordnung nötig ist. Nur, was Sie hinterlegt haben.
Eine Erstkonsultation aufnehmen
Der Assistent notiert den Grund in einem Satz und schlägt einen ersten Termin vor, ohne klinische Fragen zu stellen.
Schriftliche Zusammenfassung senden
Wer angerufen hat, worum es ging, was vereinbart wurde. Nichts nachhören zwischen zwei Patienten.
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten und werden bei jedem Speichern neu erzeugt, können also nicht durch eigene Anweisungen der Praxis gelöscht werden.
Der Assistent sagt nie, welche Übung zu machen ist oder wie ein Schmerz zu lindern wäre. Er notiert und leitet weiter.
Steht bei einer geschilderten Situation ein Leben auf dem Spiel, unterbricht der Assistent und verweist auf den Rettungsdienst.
Der Assistent äussert sich nicht dazu, woran ein Patient leidet. Das ist weder seine Aufgabe noch seine Kompetenz.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Der Anrufbeantworter der Praxis, und Voko
Wer während Ihrer Behandlung auf einen Anrufbeantworter trifft, ruft selten zurück. Er ruft die nächste Praxis an.
Der Anrufbeantworter
- Die anrufende Person hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss, wer angerufen hat oder weshalb
- Die Terminserie gerät still durcheinander
- Nachrichten werden zwischen zwei Patienten einzeln abgehört
Voko
- Die anrufende Person hat jemanden am Telefon
- Der verschobene Termin ist notiert, wenn Sie die Nachricht lesen
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Eine dringende Frage wartet, klar als solche markiert
Was Praxen vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor eine Praxis startet.
Kann der Assistent eine Übung oder Dehnung empfehlen?
Nein, nie. Das ist eine Regel der Grundausstattung, keine Einstellung. Er notiert die Anfrage und leitet sie an die Praxis weiter.
Wie geht er mit einer bereits geplanten Terminserie um?
Sie geben ihm Ihre freien Zeiten; er schlägt eine zur Serie passende Verschiebung vor und leitet die Änderung weiter.
Ersetzt das meinen Empfang?
Nein. Der Assistent übernimmt Anrufe, die Sie während der Behandlung nicht entgegennehmen können: zwischen zwei Patienten, über Mittag, abends und am Wochenende.
Was geschieht mit den Patientendaten?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer fest und können jederzeit alles aus Ihrem Bereich löschen.
Kann er einen Anruf an die Praxis weiterleiten?
Ja, an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Weiterleitung auslöst. Ohne Bedingung leitet er nicht weiter.
Rufen Sie an, wie es ein Patient tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob Stimme und Ton zu Ihrer Praxis passen.