Die Urkunde wird gerade erstellt.Das Notariat bleibt erreichbar.
Voko nimmt ab, während beurkundet oder formuliert wird oder ausserhalb der Bürozeiten. Es vereinbart Termine und übermittelt zu jedem Anruf eine schriftliche Zusammenfassung, ohne je ein Dossier zu kommentieren.
Voko, 15:30
«Notariat Chappuis, guten Tag. Ich bin der Assistent des Notariats. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Anrufer, 15:30
«Guten Tag, ich hätte gerne einen Termin für einen Grundstückkaufvertrag.»
Voko, 15:31
«Gerne. Montag um 9 Uhr oder Mittwoch um 14 Uhr, passt Ihnen eine davon?»
Anrufer, 15:31
«Mittwoch 14 Uhr passt gut.»
Voko, 15:32
Termin für einen Kaufvertrag notiert, Bestätigung gesendet, Zusammenfassung an das Notariat übermittelt.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Ihr Sekretariat kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie, wenn die Leitung besetzt ist.
Einen Termin für eine Urkunde vereinbaren
Der Assistent notiert die Art der Urkunde in einem Satz, schlägt einen Termin vor und bestätigt ihn schriftlich.
Zum Stand eines laufenden Dossiers Auskunft aufnehmen
Der Assistent notiert die Frage der anrufenden Person und leitet sie weiter, ohne je den Stand des Dossiers selbst zu kommentieren.
Praktische Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Adresse, zu einem Termin mitzubringende Unterlagen. Nur, was Sie hinterlegt haben.
Schriftliche Zusammenfassung senden
Wer angerufen hat, worum es ging, was vereinbart wurde. Nichts nachhören zwischen zwei Terminen.
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten und werden bei jedem Speichern neu erzeugt, können also nicht durch eigene Anweisungen des Notariats gelöscht werden.
Der Assistent äussert sich nie zu einer Urkunde, einer Klausel oder dem weiteren Vorgehen. Er notiert und leitet weiter.
Eine gesetzliche Frist nennt kein Assistent am Telefon. Er notiert die Frage und leitet sie an das Notariat weiter.
Der Assistent sagt nie, wo eine Urkunde in Bearbeitung steht. Ein Anruf dazu wird unverändert an das Notariat weitergeleitet.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Der Anrufbeantworter des Notariats, und Voko
Wer während einer Beurkundung auf einen Anrufbeantworter trifft, ruft selten zum richtigen Zeitpunkt zurück. Er ruft das nächste Notariat an.
Der Anrufbeantworter
- Die anrufende Person hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss, wer angerufen hat oder weshalb
- Eine Terminanfrage wartet auf das nächste Abhören
- Nachrichten werden zwischen zwei Urkunden einzeln abgehört
Voko
- Die anrufende Person hat jemanden am Telefon
- Der Termin ist notiert, wenn Sie die Nachricht lesen
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Eine Frage zu einem Dossier wartet, ohne zusätzlichen Kommentar
Was Notariate vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor ein Notariat startet.
Kann der Assistent am Telefon zu einer Urkunde Auskunft geben?
Nein, nie. Das ist eine Regel der Grundausstattung, keine Einstellung. Er notiert die Anfrage und leitet sie an das Notariat weiter, das dann antwortet.
Was tut er, wenn der Anruf ein laufendes Dossier betrifft?
Er notiert das Gesagte und leitet es weiter, ohne den Stand des Dossiers zu kommentieren. Er hat auf kein Dossier Zugriff.
Ersetzt das mein Sekretariat?
Nein. Der Assistent übernimmt Anrufe, die Ihr Sekretariat nicht entgegennehmen kann: während einer Beurkundung, abends und am Wochenende.
Was geschieht mit den Daten der Anrufenden?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer fest und können jederzeit alles aus Ihrem Bereich löschen.
Kann er einen Anruf an das Notariat weiterleiten?
Ja, an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Weiterleitung auslöst. Ohne Bedingung leitet er nicht weiter.
Rufen Sie an, wie es ein Klient tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob der Ton zu Ihrem Notariat passt.