Der Vorstand arbeitet ehrenamtlich.Das Telefon antwortet trotzdem immer.
Voko nimmt abends und am Wochenende ab, wenn der Vorstand nicht verfügbar ist. Es informiert Mitglieder und Interessierte und übermittelt nach jedem Anruf eine schriftliche Zusammenfassung.
Voko, 19:20
«FC Riverside, guten Abend. Ich bin der Assistent des Vereins. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Anrufer, 19:20
«Guten Abend, mein 8-jähriger Sohn möchte sich anmelden, wie geht das?»
Voko, 19:21
«Ich notiere Ihre Anmeldeanfrage für ein 8-jähriges Kind und leite sie an den Vorstand weiter, der sich bei Ihnen meldet. Dürfte ich Ihren Namen und eine Nummer haben?»
Anrufer, 19:21
«Ja, Antoine Weber, 078 000 00 00.»
Voko, 19:22
Anmeldeanfrage notiert, Kontaktdaten erfasst, Zusammenfassung an den Vorstand übermittelt.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Der Vorstand kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie abends, wenn niemand ehrenamtlich verfügbar ist.
Ein künftiges Mitglied informieren
Der Assistent notiert die Anmeldeanfrage und die Kontaktdaten und leitet sie an den Vorstand weiter, ohne je selbst einen Platz zu bestätigen.
Praktische Fragen beantworten
Trainingszeiten, Mitgliederbeiträge, Ort. Nur, was Sie hinterlegt haben.
Eine Nachricht für den Vorstand aufnehmen
Eine administrative Frage, eine Anfrage zu einem Lokal, eine Adressänderung: der Assistent notiert und leitet weiter.
Schriftliche Zusammenfassung senden
Wer angerufen hat, worum es ging, was vereinbart wurde. An der nächsten Vorstandssitzung nichts mehr nachhören.
Ein Verein läuft mit Ehrenamt, nicht mit einem Sekretariat
Die Freiwilligenarbeit geht in der Schweiz zurück, während der administrative Aufwand der Vereine gleich bleibt: weniger Leute, die ans Telefon gehen können.
- 1,5 Mio.
Personen etwa leisten in der Schweiz Vereins- oder institutionelle Freiwilligenarbeit
- 15,9%
der Bevölkerung engagieren sich in einem Verein oder einer Organisation, rückläufig seit 2016 (19,5%)
- 9,2 Mrd. Std.
unbezahlte Arbeit werden jährlich in der Schweiz geleistet, Haushalte und Vereine eingeschlossen
Quelle: Bundesamt für Statistik, Freiwilligenarbeit. Zahlen ansehen
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten und werden bei jedem Speichern neu erzeugt, können also nicht durch eigene Anweisungen des Vereins gelöscht werden.
Der Assistent notiert eine Anmeldeanfrage und leitet sie weiter. Die Entscheidung bleibt beim Vorstand, der die tatsächlich freien Plätze kennt.
Beiträge, Rückerstattungen, Ausnahmen: der Assistent notiert die Frage und leitet sie weiter, ohne sich je festzulegen.
Der Assistent äussert sich nie im Namen des Vorstands zu einem Thema, das eine gemeinsame Entscheidung braucht.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Der Anrufbeantworter des Vereins, und Voko
Wer abends anruft, um ein Kind anzumelden, und auf einen Anrufbeantworter trifft, ruft selten zurück. Das Kind wird woanders angemeldet.
Der Anrufbeantworter
- Die anrufende Person hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss bis zur nächsten Sitzung von einer Anfrage
- Eine mögliche Anmeldung geht an einen anderen Verein
- Nachrichten häufen sich bis zur nächsten Sitzung
Voko
- Die anrufende Person hat jemanden am Telefon, auch an einem Wochenabend
- Die Anmeldeanfrage ist sofort notiert
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Der Vorstand findet alles bereit zur nächsten Sitzung vor
Was Vereine vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor ein Verein startet.
Kann der Assistent eine Anmeldung selbst bestätigen?
Nein. Er notiert die Anfrage und leitet sie an den Vorstand weiter, der nach tatsächlich freien Plätzen bestätigt.
Kann er eine Frage zu Mitgliederbeiträgen beantworten?
Für einen Betrag, den Sie in seiner Wissensdatenbank hinterlegt haben, ja. Für eine Ausnahme oder einen Sonderfall notiert er die Frage und leitet sie weiter.
Ersetzt das den Vorstand?
Nein. Der Assistent übernimmt Anrufe, die niemand ehrenamtlich abends oder am Wochenende entgegennehmen kann. Entscheidungen bleiben beim Vorstand.
Was geschieht mit den Daten der Anrufenden?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer fest und können jederzeit alles aus Ihrem Bereich löschen.
Kann er einen Anruf an ein Vorstandsmitglied weiterleiten?
Ja, an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Weiterleitung auslöst. Ohne Bedingung leitet er nicht weiter.
Rufen Sie an, wie es ein künftiges Mitglied tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob der Ton zu Ihrem Verein passt.