Die Rezeption hat einen Gast vor sich.Das Telefon findet trotzdem eine Antwort.
Voko nimmt ab, während sich die Rezeption um einen Gast kümmert, nachts oder in der Hochsaison. Es nimmt Direktbuchungsanfragen entgegen und übermittelt nach jedem Anruf eine schriftliche Zusammenfassung.
Voko, 22:40
«Hotel du Lac, guten Abend. Ich bin der Assistent des Hotels. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Gast, 22:40
«Guten Abend, haben Sie ein Doppelzimmer für dieses Wochenende frei?»
Voko, 22:41
«Ich notiere Ihre Anfrage für ein Doppelzimmer dieses Wochenende und leite sie an die Rezeption weiter, die Ihnen Verfügbarkeit und Preis bestätigt. Dürfte ich Ihren Namen und eine Nummer haben?»
Gast, 22:41
«Ja, Sophie Kramer, 076 000 00 00.»
Voko, 22:42
Anfrage notiert: Doppelzimmer, dieses Wochenende. Kontaktdaten erfasst, Zusammenfassung an die Rezeption übermittelt.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Ihr Team kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie nachts oder wenn die Rezeption beschäftigt ist.
Eine Direktbuchungsanfrage aufnehmen
Der Assistent notiert Daten und Zimmertyp, ohne je selbst einen Preis oder eine Verfügbarkeit zu bestätigen, und leitet an die Rezeption weiter.
Praktische Fragen beantworten
Anreisezeiten, Parkplatz, Haustiere, Frühstück. Nur, was Sie hinterlegt haben.
Eine Nachricht für einen anwesenden Gast aufnehmen
Ein Anruf für einen Gast im Zimmer wird notiert und weitergeleitet, ohne dass die Rezeption den Empfang unterbrechen muss.
Schriftliche Zusammenfassung senden
Wer angerufen hat, worum es ging, was vereinbart wurde. Am nächsten Tag nichts mehr nachhören.
Die Schweizer Hotellerie besteht aus kleinen Betrieben
Die Schweiz zählt mehrere tausend Hotels, die meisten klein, wo die Person an der Rezeption auch das Telefon, die Anreisen und nächtliche Notfälle übernimmt.
- ~4 600
klassierte Hotels in der Schweiz
- ~27 000
Schweizer Unternehmen insgesamt im Gastgewerbe
- 9/10
Schweizer Unternehmen haben weniger als zehn Beschäftigte
Quellen: GastroSuisse, Branchenspiegel; HotellerieSuisse. Zahlen ansehen
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Sie gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten und werden bei jedem Speichern neu erzeugt, können also nicht durch eigene Anweisungen des Hotels gelöscht werden.
Der Assistent bestätigt nie selbst ein Zimmer oder einen Preis. Er notiert die Anfrage und leitet sie an die Rezeption weiter, die bestätigt.
Der Assistent bestätigt nie, dass ein bestimmter Gast im Hotel wohnt. Diese Frage geht an die Rezeption.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Steht bei einer geschilderten Situation ein Leben auf dem Spiel, unterbricht der Assistent und verweist auf den Rettungsdienst.
Der Anrufbeantworter des Hotels, und Voko
Ein Gast, der um 23 Uhr auf einen Anrufbeantworter trifft, bucht anderswo, oft über eine Plattform mit Provision.
Der Anrufbeantworter
- Der Gast hört eine Ansage und legt auf
- Die Direktanfrage geht an eine Buchungsplattform
- Niemand weiss, wer angerufen hat oder weshalb
- Nachrichten werden am nächsten Tag einzeln abgehört
Voko
- Der Gast hat jemanden am Telefon, auch nachts
- Die Direktanfrage bleibt direkt, ohne Provision
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Die Rezeption bestätigt den Preis, ohne den Anruf verpasst zu haben
Was Hotels vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor ein Hotel startet.
Kann der Assistent eine Buchung selbst bestätigen?
Nein. Er notiert die Anfrage mit Daten und Zimmertyp und leitet sie an die Rezeption weiter, die Verfügbarkeit und Preis bestätigt.
Kann er sagen, ob ein bestimmter Gast im Hotel ist?
Nein, nie. Das ist eine Regel der Grundausstattung, zum Schutz Ihrer Gäste. Die Frage geht an die Rezeption.
Ersetzt das meine Nachtrezeption?
Der Assistent übernimmt Anrufe, wenn niemand abnimmt: nachts, in der Hochsaison, oder während eines Check-ins. Die Rezeption behält die Kontrolle über jede Bestätigung.
Was geschieht mit den Gästedaten?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer fest und können jederzeit alles aus Ihrem Bereich löschen.
Kann er einen Anruf an die Rezeption weiterleiten?
Ja, an eine Nummer Ihrer Wahl, mit der Bedingung, die die Weiterleitung auslöst. Ohne Bedingung leitet er nicht weiter.
Rufen Sie an, wie es ein Gast tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob der Ton zu Ihrem Hotel passt.