Das Telefon klingelt.Sie sind in der Sprechstunde.
Voko übernimmt, wenn Ihr Praxisteam besetzt, in der Mittagspause oder nach Feierabend ist. Der Assistent vereinbart Termine, nimmt Verschiebungswünsche auf und schickt Ihnen nach jedem Anruf eine schriftliche Zusammenfassung.
Voko, 08:12
«Praxis Dr. Rochat, guten Tag. Ich bin der Assistent der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?»
Patient, 08:12
«Guten Tag, ich möchte meinen Termin von Donnerstag verschieben.»
Voko, 08:13
«Gerne. Frei sind noch Dienstag um 10.15 Uhr oder nächsten Donnerstag um 16.00 Uhr. Was passt Ihnen besser?»
Patient, 08:13
«Dienstag 10.15 Uhr passt gut.»
Voko, 08:14
Termin notiert, Bestätigung an den Patienten gesendet, Zusammenfassung an die Praxis übermittelt.
Die vier Anrufe, die jeden Tag vorkommen
Ihr Praxisteam kennt sie auswendig. Der Assistent übernimmt sie, wenn die Leitung besetzt ist.
Termin vereinbaren oder verschieben
Der Assistent nennt die freien Termine, notiert die Wahl des Patienten und leitet die Anfrage weiter. Eine schriftliche Bestätigung geht sofort raus.
Praktische Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Adresse, Anfahrt, mitzubringende Unterlagen, Vorgehen für ein Zeugnis. Nur, was Sie in seiner Wissensdatenbank hinterlegt haben.
Einen Notfall weiterleiten
Bei einem lebensbedrohlichen Notfall verweist der Assistent ohne Umweg auf die 144. Andere dringende Fälle können an eine Nummer Ihrer Wahl weitergeleitet werden.
Eine schriftliche Zusammenfassung übermitteln
Nach jedem Anruf erhält die Praxis, wer angerufen hat, worum es ging und was vereinbart wurde. Nichts muss nachgehört werden.
In einer Praxis sitzt niemand nur am Telefon
Die grosse Mehrheit der Schweizer Arztpraxen sind Einzelpraxen, und dieselbe Person, die abnimmt, bereitet auch das Zimmer vor und empfängt den nächsten Patienten.
- 72%
der Schweizer Arztpraxen sind Einzelpraxen
- 14 200
Arztpraxen und ambulante Zentren sind in der Schweiz erfasst
- 1,8
Vollzeitäquivalente nichtärztliches Personal im Schnitt pro Praxis
Quelle: Bundesamt für Statistik, Erhebung Strukturdaten der Arztpraxen und ambulanten Zentren (MAS). Zahlen ansehen
Diese Regeln lassen sich nicht deaktivieren
Diese vier Regeln gehören zur Grundausstattung jedes Voko-Assistenten. Sie werden bei jedem Speichern neu erzeugt und können daher nicht versehentlich gelöscht werden, wenn die Praxis ihre Anweisungen anpasst.
Der Assistent stellt keine Diagnose, kommentiert keine Symptome und äussert sich zu keiner Behandlung.
Steht bei einer geschilderten Situation ein Leben auf dem Spiel, unterbricht der Assistent und verweist auf den Rettungsdienst.
Wird gefragt, ob am anderen Ende ein Mensch sitzt, kommt eine klare, sofortige Antwort.
Weder eine Uhrzeit, noch eine Adresse, noch einen Tarif. Was er nicht weiss, notiert er und leitet es an Sie weiter.
Der Anrufbeantworter der Praxis, und Voko
Wer um 08.05 Uhr auf einen Anrufbeantworter trifft, ruft selten zurück, sondern die nächste Praxis an.
Der Anrufbeantworter
- Die anrufende Person hört eine Ansage und legt auf
- Niemand weiss, wer angerufen hat oder weshalb
- Nachrichten werden zwischen zwei Patienten einzeln abgehört
- Ein Notfall wartet auf das nächste Abhören
Voko
- Die anrufende Person hat jemanden am Telefon
- Jeder Anruf kommt schriftlich zusammengefasst an
- Der Termin ist bereits notiert, wenn Sie die Nachricht lesen
- Ein lebensbedrohlicher Notfall wird sofort auf die 144 verwiesen
Was Praxen vor dem Start wissen möchten
Die Fragen, die am häufigsten vorkommen, bevor eine Praxis startet.
Gibt der Assistent medizinische Ratschläge?
Nein, nie. Das ist eine Regel der Grundausstattung des Assistenten, keine Einstellung, die man aktiviert. Er stellt keine Diagnose, kommentiert keine Symptome und äussert sich nicht zu einer Behandlung. Er notiert die Anfrage und leitet sie an die Praxis weiter.
Was passiert, wenn jemand wegen eines Notfalls anruft?
Steht ein Leben auf dem Spiel, verweist der Assistent sofort auf die 144. Für andere Fälle können Sie eine Weiterleitung an eine Nummer Ihrer Wahl einrichten, zum Beispiel den Bereitschaftsdienst, mit der Bedingung, die diese Weiterleitung auslöst.
Ersetzt das mein Praxisteam?
Nein. Der Assistent übernimmt Anrufe, die Ihr Team nicht entgegennehmen kann: während einer Sprechstunde, in der Mittagspause, abends und am Wochenende. Die Arbeit, die Kenntnis der Patienten und ihrer Akten voraussetzt, bleibt in der Praxis.
Was geschieht mit den Patientendaten?
Sie legen die Aufbewahrungsdauer der Anrufe fest und können einen Anruf oder alle Daten jederzeit aus Ihrem Bereich löschen. Die Seite zur Vertraulichkeit erläutert, wo die Daten verarbeitet werden und durch welche Auftragsverarbeiter.
Kann er einen Anruf an jemanden aus der Praxis weiterleiten?
Ja. Sie geben eine Zielnummer und die Bedingung an, die die Weiterleitung auslöst. Ohne Bedingung leitet der Assistent nicht weiter: eine dauerhafte Weiterleitung würde genau das Telefon wieder klingeln lassen, das Sie eigentlich nicht mehr selbst abnehmen möchten.
Rufen Sie an, wie es ein Patient tun würde.
Zwei Minuten genügen, um zu wissen, ob Stimme und Ton zu Ihrer Praxis passen.