Les mains sont prises.Le téléphone répond quand même.
Voko répond pendant une coupe ou un soin. Il prend les rendez-vous, gère les annulations et vous transmet un résumé écrit après chaque appel.
Voko, 10:05
« Salon Ana Coiffure, bonjour. Je suis l'assistant du salon. Que puis-je faire pour vous ? »
Client, 10:05
« Bonjour, j'aimerais un rendez-vous coupe et couleur cette semaine. »
Voko, 10:06
« Bien sûr. J'ai mercredi à 14h ou samedi à 10h30, l'un des deux vous convient ? »
Client, 10:06
« Samedi 10h30, parfait. »
Voko, 10:07
Rendez-vous noté pour samedi, confirmation envoyée, résumé transmis au salon.
Les quatre appels qui reviennent tous les jours
Votre réception les connaît par cœur. L'assistant les traite pendant que vous avez les mains prises.
Prendre un rendez-vous
L'assistant propose les créneaux disponibles, note la prestation demandée et confirme le rendez-vous par écrit.
Gérer une annulation ou un report
L'assistant reporte le rendez-vous et libère le créneau, sans que vous ayez à interrompre un soin pour répondre.
Répondre aux questions pratiques
Horaires, adresse, tarifs de base, produits utilisés. Uniquement ce que vous avez écrit.
Transmettre un résumé écrit
Qui a appelé, ce qui a été demandé, ce qui a été convenu. Rien à réécouter entre deux rendez-vous.
Un salon tourne avec très peu de monde
La Suisse compte des milliers de salons de coiffure et instituts, la plupart de très petite taille, où la personne aux ciseaux est aussi celle qui décroche.
- 16 600+
salons de coiffure recensés en Suisse
- 9/10
entreprises suisses comptent moins de dix employés
- 2/3
des emplois suisses se trouvent dans une PME
Sources : Office fédéral de la statistique, structure des entreprises (STATENT). Voir les chiffres
Ces règles ne se désactivent pas
Elles font partie du socle de chaque assistant Voko et sont régénérées à chaque enregistrement, donc elles ne peuvent pas être effacées en modifiant les instructions du salon.
L'assistant ne recommande jamais une coloration, un soin ou un produit. Il note la demande et vous la transmet.
Une coloration complexe ou un soin personnalisé se chiffre en cabine, pas au téléphone par un assistant.
L'assistant ne se prononce jamais sur l'état d'une peau ou d'un cheveu décrit au téléphone.
Si un client demande s'il parle à une personne, la réponse est claire et immédiate.
Le répondeur du salon, et Voko
Un client qui tombe sur un répondeur pendant votre rendez-vous rappelle rarement. Il appelle le salon suivant.
Le répondeur
- Le client entend un message et raccroche
- Le créneau libéré par une annulation reste vide
- Personne ne sait qui a appelé ni pourquoi
- Les messages sont réécoutés un par un entre deux rendez-vous
Voko
- Le client a quelqu'un au bout du fil
- Le rendez-vous est déjà noté quand vous lisez le message
- Chaque appel arrive résumé par écrit
- Un créneau libéré peut être reproposé tout de suite
Ce que les salons demandent avant de se lancer
Les questions qui reviennent le plus souvent, avant de se lancer.
L'assistant peut-il conseiller une couleur ou un soin ?
Non, jamais. C'est une règle du socle, pas un réglage. Il note la demande et la transmet au salon.
Peut-il donner le prix d'une prestation sur mesure ?
Pour une prestation standard listée dans sa base de connaissances, oui. Pour une prestation qui dépend d'un diagnostic en cabine, il note la demande et vous la transmet.
Est-ce que cela remplace ma réception ?
Non. L'assistant prend les appels que vous ne pouvez pas prendre pendant un rendez-vous : entre deux clients, le soir et le week-end.
Que deviennent les données des clients ?
Vous choisissez la durée de conservation des appels et pouvez tout supprimer depuis votre espace, à tout moment.
Peut-il transférer un appel au salon ?
Oui, vers un numéro de votre choix, avec la condition qui déclenche le transfert. Sans condition, il ne transfère pas.
Appelez-le comme un client le ferait.
Deux minutes suffisent pour savoir si le ton convient à votre salon.